Warenwirtschaft mit System
Reibungslose Einführung einer IT-gestützten Lösung bei Musik Schmidt
Olaf Brauns muss selbst ein bisschen den Kopf schütteln, wenn er an die alte Zeit zurück denkt. Die ersten Kladden aus den Vorkriegs-Geschäftsbüchern seines Familienbetriebs hängen bei ihm eingerahmt im Büro. Damals handelte Musik Schmidt noch viel mit Platten. Akkurat wurden alle Bestelleingänge und Verkäufe in Bücher eingetragen. An dieser Vorgehensweise änderte sich bei Musik Schmidt lange nichts.
„Bis 2002 haben wir unsere Bestellungen mit Papier und Stift aufgenommen“, sagt Brauns. Dann entdeckte er Excel und zimmerte sich ein Formular, das die Warenströme des Musikhauses erfassen sollte. Das ging nicht lange gut, denn in dem schnell wachsenden Unternehmen stieß Excel mindestens ebenso schnell an seine Grenzen: „Beim Speichern haben wir jeden Abend gehofft, dass die Tabelle nicht abstürzt.“ Es sei öfter vorgekommen, dass Aufträge und Verkäufe eines ganzen Tages verloren gegangen seien. Brauns attestiert sich rückblickend selbst. Zustände wie beim Kiosk um die Ecke. Selbst den ersten Webshop der Musikspezialisten stemmte Brauns ohne Warenwirtschaftssystem. „Innerhalb von knapp vier Jahren entwickelte sich das Internetgeschäft für uns zu einem wichtigen Standbein.“ Aber das Umsatzvolumen ließ Brauns bald erkennen: „Wir brauchen ein Warenwirtschaftssystem.“
Die passende Software auf dem Markt zu finden, war nicht die größte Hürde. Allerdings empfand Brauns die Vorstellungen der Systemhäuser teilweise als abenteuerlich. „Am liebsten hätten die den Betrieb hier für ein paar Wochen angehalten, um das neue System einsatzbereit zu machen“, erinnert sich Brauns – und wundert sich noch heute, welches Unternehmen sich das leisten können soll. In dieser Phase lernte er durch eine persönliche Empfehlung Hans-Peter Groß von MikroPlan kennen. Brauns erinnert sich noch heute an einen der Kernsätze seines ersten Treffens mit dem IT-Profi: „Das kriegen wir schon.“ Groß habe zugehört, nicht die Hände über dem Kopf zusammen geschlagen und allen Beteiligten die Angst genommen. Die Einführung der Warenwirtschaft habe er nicht überstürzt. Insgesamt zwei Jahre dauerte es, bis schließlich alle Abteilungen des Musikhandels am Netz waren. „Ich bin stolz, dass wir das geschafft haben“, sagt Brauns. Umstellung und Schulung habe MikroPlan „on the job“ realisiert. Kein einziger Tag sei der Musikalienhandel ins Stocken geraten. Er kenne viele mittelständische Unternehmen, die mit ähnlichen Problemen zu kämpfen haben wie Musik Schmidt bis vor wenigen Jahren.
„Wir brauchen IT-Leute, die uns den Sinn der Software erklären“, hat der Geschäftsführer erkannt. Spezialisten für Warenwirtschaft gäbe es viele, aber ein System an die individuellen Bedürfnisses eines Mittelständlers anzupassen, dazu seien nur wenige in der Lage. „MikroPlan hat uns damals nicht das günstigste Angebot unterbreitet“, lächelt Brauns. Und nach einer kleinen Kunstpause fügt er an: „Aber es war das einzige, das für uns funktioniert hat.“